조직에서 의사소통 잘 하는 사람 vs 못하는 사람

조직내에서 의사소통은 무척 중요한 역량 중의 하나입니다. 의사소통 능력은 곧 업무 능력과도 연결되는 경우가 많습니다. 그럼 의사소통을 잘하는 사람과 의사소통을 못하는 사람의 차이는 무엇이고, 의사소통을 잘하기 위해서는 어떻게 해야하는지를 살펴보도록 하겠습니다.

 

먼저, 의사소통을 잘하는 사람과 그렇지 않은 사람의 가장 큰 차이를 세가지 측면에서 살펴보면 다음과 같습니다.

 

1. 목적의식: 의사소통을 잘하는 사람들은 목적을 분명하게 이해하고, 그에 따라 명확하고 직관적인 메시지를 전달할 수 있습니다. 반면, 의사소통을 못하는 사람들은 메시지가 명확하지 않거나 복잡하게 전달될 가능성이 높습니다.

 

2. 적극성: 의사소통을 잘하는 사람들은 적극적으로 대화를 이끌어 나가고, 상대방의 의견을 존중하며 수용합니다. 그러나 의사소통을 못하는 사람들은 소극적이거나 고집스러워서 상대방과의 대화를 중단시키는 경우가 많습니다.

 

3. 감정적인 지능: 의사소통을 잘하는 사람들은 감정적인 지능이 높아서, 자신의 감정을 잘 이해하고 다른 사람의 감정을 인식하며 그에 대해 적절하게 대처합니다. 반면, 의사소통을 못하는 사람들은 감정 표현이나, 자신의 감정을 인식하고 처리하는 것이 서투르기 때문에 대화 상대와의 갈등이 생길 가능성이 높습니다.

 

이러한 측면을 고려해 보면, 의사소통은 매우 중요한 역량 중 하나이며, 개인이 이를 향상시키기 위해서는 목적의식과 적극성, 감정적인 지능 등을 함께 발전시켜야 합니다.

 

그렇다면 의사소통 역량을 향상시키려면 어떻게 해야할까요?

 

1. 목적의식 강화하기: 의사소통의 목적과 필요성을 이해하고, 대화 상대와의 목표를 분명하게 설정하고 이를 달성하기 위해 필요한 정보와 자료를 준비합니다. 이렇게 준비한 정보를 바탕으로 명확하고 직관적인 메시지를 전달할 수 있습니다.

 

2. 적극적으로 대화하기: 대화를 이끌어 나가는 역할을 적극적으로 수행하며, 대화 상대와의 공감과 이해를 표현하고, 상대방의 의견과 생각을 존중하며 수용합니다. 또한, 불필요한 갈등을 방지하기 위해 객관적인 입장을 유지하고, 상대방과의 대화를 잘 이끌어 나가는 것이 중요합니다.

 

3. 감정적인 지능 향상하기: 자신의 감정을 인식하고 이해하며, 다른 사람의 감정도 적극적으로 인식하고 이해합니다. 그리고 그에 대해 적절하게 대처하며, 갈등을 예방하고 문제 해결에 도움이 되는 방법을 찾아냅니다.

 

또한, 의사소통을 향상시키기 위해서는 다음과 같은 것들도 필요합니다.

 

4. 청취 역량 향상하기: 대화 상대의 의견과 생각을 충분히 듣고 이해하며, 그에 대한 피드백을 제공합니다.

 

청취 역량을 향상시키는 방법은 다음과 같다.

 

① 집중적으로 청취하기: 청취는 뇌에게 많은 정보를 처리하도록 요구합니다. 따라서 청취할 때는 전적으로 상대방의 말에 집중해야 합니다. 이를 위해, 청취하는 동안 다른 생각이나 방해 요인을 최대한 배제하고, 상대방의 눈을 바라보며 집중적으로 청취하는 것이 중요합니다.

 

② 활발한 대화 참여: 대화를 하는 동안, 상대방의 말을 들을 뿐 아니라, 질문을 하거나 피드백을 제공하는 것도 청취 역량을 향상시키는 데 도움이 됩니다. 상대방의 말을 듣고 이에 대해 대화 참여를 하면서 상대방의 말에 더욱 집중하게 되며, 대화의 의미를 더욱 잘 이해할 수 있습니다.

 

③ 비언어적 신호 파악하기: 상대방의 말뿐만 아니라, 상대방의 비언어적 신호를 파악하는 것도 청취 역량을 향상시키는 데 중요합니다. 상대방의 표정, 몸짓, 눈빛 등을 파악하여 상대방의 감정 상태나 의도를 이해하고, 이에 대한 대응을 제공하는 것이 효과적인 의사소통을 이루는 데 도움이 됩니다.

 

④ 정확한 이해를 위한 요약과 질문: 대화 중에는 상대방의 의도와 내용을 정확하게 이해하기 위해, 상대방이 말한 내용을 요약하거나, 상대방에게 질문을 하면서 체크해야 합니다. 이를 통해, 상대방이 의도한 바를 정확히 파악하고, 잘못된 이해나 오해를 방지할 수 있습니다.

 

⑤ 노트를 활용하여 요약하기: 대화나 강의를 들을 때 노트를 활용하여 중요한 내용을 요약하면, 청취 역량을 높일 수 있습니다. 노트를 통해 중요한 내용을 기록하고, 이를 복습하면서 내용을 기억하는 데 도움이 됩니다.

 

5. 비언어적 신호 읽기 : 앞서도 청취 역량을 향상시키기 위해서는 비언어적 신호를 파악하는 것이 중요하다고 했습니다. 비언어적 신호란 언어적 표현을 제외한 행동이나 몸짓 등의 비언어적인 수단으로 전달되는 의사소통 방식을 말합니다.

 

비언어적 신호에는 다음과 같은 것들이 있습니다.

 

ⓐ 표정: 얼굴 표정은 감정을 나타내는 가장 기본적인 비언어적 신호 중 하나입니다. 웃음, 찡그림, 차분한 표정 등이 있으며, 이러한 표정을 통해 상대방의 감정 상태를 파악할 수 있습니다.

 

ⓑ 자세와 몸짓: 자세와 몸짓은 감정을 나타내거나 의도를 전달하는 데 중요한 역할을 합니다. 자세는 몸의 방향, 자세, 움직임 등을 의미하며, 상대방이 이러한 자세와 몸짓을 보면 그들이 어떤 감정을 느끼는지, 어떤 의도를 가지고 있는지 등을 파악할 수 있습니다.

 

ⓒ 눈빛: 눈은 대화 상대의 감정과 의도를 파악하는 데 매우 중요한 역할을 합니다. 상대방의 눈빛을 통해 그들이 어떤 감정을 느끼는지, 어떤 의도를 가지고 있는지 등을 파악할 수 있습니다.

 

ⓓ 손짓: 손짓은 상황에 따라 다양한 의미를 가지며, 대화 상대와의 의사소통에 중요한 역할을 합니다. 상대방이 손짓을 하면 그들이 어떤 의도를 가지고 있는지, 어떤 감정을 느끼는지 등을 파악할 수 있습니다.

 

ⓔ 목소리: 목소리는 대화 상대의 감정 상태와 의도를 파악하는 데 중요한 역할을 합니다. 목소리의 음조, 속도, 강도 등을 통해 상대방이 어떤 감정을 느끼고 있는지, 어떤 의도를 가지고 있는지 등을 파악할 수 있습니다.

 

따라서, 상대방의 비언어적 신호를 인식하고, 이에 대한 적절한 대응을 하는 것이 의사소통의 효과를 높이는 데 매우 중요합니다. 예를 들어, 대화 상대의 표정이 찡그려지거나 눈빛이 어둡다면 그들이 불쾌한 감정을 느끼고 있는 것일 수 있습니다. 이럴 때는 상대방의 감정을 공감하며, 불쾌한 상황을 해결하기 위한 대안을 제시하는 것이 좋습니다. 반면에, 대화 상대의 표정이 밝거나 눈빛이 활발하다면 그들이 긍정적인 감정을 느끼고 있는 것일 수 있습니다. 이럴 때는 상대방의 감정에 대해 긍정적인 피드백을 제공하면서 대화를 이어나가는 것이 좋습니다.

 

6. 긍정적인 태도 유지하기: 대화 상대를 존중하며, 긍정적인 태도와 언어를 사용하여 대화를 이어가는 것이 중요합니다. 왜냐하면 상대방과의 대화를 원활하게 하고, 의사소통의 효과를 극대화 시킬 수 있기 때문입니다. 다음은 상대방과 대화시 긍정적인 태도를 유지하기 위한 방법입니다.

 

① 비판하지 않기: 상대방의 말이나 행동에 대해서 비판하는 것은 상대방을 불편하게 만들고, 대화의 흐름을 막을 수 있습니다. 대신, 상대방의 장점이나 긍정적인 면을 찾아서 칭찬하고, 문제가 있을 때는 해결 방법을 제안하는 것이 좋습니다.

 

② 공감하기: 상대방의 말에 대해서 공감하면, 상대방이 불편한 느낌을 받지 않게 되며, 상대방의 이야기를 이해하고 있음을 보여줄 수 있습니다. 또한, 공감의 표시를 통해 상대방과의 관계를 개선하고, 신뢰를 높일 수 있습니다.

 

③ 열린 태도로 대화하기: 대화를 할 때, 상대방의 의견이나 생각을 열린 마음으로 받아들이면, 상대방과 대화를 이어나가기가 쉬워집니다. 반면, 고집부리거나, 자신의 의견을 강요하면, 상대방이 불편해질 수 있습니다.

 

④ 관심을 가지기: 상대방에게 관심을 가지고, 상대방이 말하는 내용에 집중하면, 상대방이 불편한 느낌을 받지 않게 되며, 대화의 흐름도 좋아집니다. 또한, 상대방이 말하는 내용을 정확히 이해하고, 그에 대한 질문을 던져주면, 대화의 질도 향상됩니다.

 

⑤ 적극적으로 대화하기: 대화를 할 때, 적극적으로 대화를 이끌어 나가면, 상대방과의 관계를 개선하고, 대화의 효과를 극대화할 수 있습니다. 대화의 주도권을 잡고, 상대방의 이야기를 듣고, 그에 대한 의견을 나누면, 대화의 흐름도 좋아지고, 상대방과의 관계도 개선됩니다.

 

이러한 방법들을 적극적으로 시도하면서, 자신의 의사소통 역량을 지속적으로 향상시키는 것이 중요합니다.